Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Andrés Eduardo Hernández Montoya, persona natural que usa el nombre comercial SoftwareFlex, con domicilio en Bello, Antioquia, Colombia. En esta política, “SoftwareFlex”, “nosotros” y “nos” se refieren a él.

Responsable

Andrés Eduardo Hernández Montoya

Nombre comercial

SoftwareFlex

Domicilio

Bello, Antioquia, Colombia

Dirección

Carrera 65 A # 68-44, Bello, Antioquia, Colombia

Correo electrónico

soporte@softwareflex.com.co

Teléfono y WhatsApp

+57 300 768 9547

Sitio web

softwareflex.com.co

Las consultas y los reclamos sobre datos personales los atiende directamente el responsable, por los canales de atención de esta política. Si quieres saber más de nosotros, conoce quiénes somos.

2. Alcance de esta política

Esta política se aplica a los datos personales que tratamos como responsables: los de las personas que nos contactan, los de clientes y posibles clientes de nuestros servicios de desarrollo de software a la medida y de asesoría contable y tributaria, y los de nuestros proveedores y aliados.

Se rige por el artículo 15 de la Constitución Política (derecho de habeas data), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las normas que los modifiquen o complementen.

Principios que aplicamos

• Legalidad Tratamos tus datos según la ley y esta política.
• Finalidad Los usamos solo para lo que te informamos.
• Libertad Solo con tu autorización, salvo las excepciones de la ley.
• Veracidad o calidad Los mantenemos completos, exactos y actualizados con lo que nos informas.
• Transparencia Puedes saber en cualquier momento qué datos tuyos tenemos.
• Acceso y circulación restringida Solo acceden las personas autorizadas; no los publicamos en internet.
• Seguridad Aplicamos medidas para evitar pérdidas, alteraciones o accesos indebidos.
• Confidencialidad Guardamos reserva, incluso cuando termina nuestra relación contigo.

Productos y software de empresas

Esta política no reemplaza las condiciones de nuestros productos: los que tienen su propia política o aviso de privacidad dentro de la aplicación se rigen por ella para los datos que registras allí. Por ejemplo:

• SoftwareFlex Veterinario publica su política de tratamiento de datos en veterinario.softwareflex.com.co/privacidad.
• Trámites Flex incluye su aviso de privacidad y una página de habeas data dentro de la plataforma.

Si usas un software que una empresa contrató con nosotros, la responsable de tus datos es esa empresa, y SoftwareFlex los trata por su cuenta. Lo explicamos en datos que tratamos por cuenta de clientes.

3. Definiciones

Estos son los términos clave de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, explicados en palabras sencillas:

Dato personal

Cualquier información que identifica a una persona natural o permite identificarla, como su nombre, su celular o su correo.

Titular

La persona natural a quien se refieren los datos. Si nos escribes, tú eres el titular de los datos que compartes.

Tratamiento

Cualquier operación con datos personales: recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o suprimirlos.

Responsable del tratamiento

Quien decide sobre la base de datos y para qué se usan los datos.

Encargado del tratamiento

Quien trata datos por cuenta del responsable y según sus instrucciones.

Autorización

Tu consentimiento previo, expreso e informado para que tratemos tus datos.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Dato sensible

El que afecta tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los biométricos, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la vida sexual o la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales.

Dato público

El que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante.

Aviso de privacidad

La comunicación con la que el responsable te informa que existe esta política, cómo consultarla y para qué usará tus datos.

Transmisión

Comunicar datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

Transferencia

Enviar datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia, que los trata por su propia cuenta.

4. Qué datos tratamos

Tratamos solo los datos que tú decides compartirnos y los que necesitamos para prestarte un servicio que contrates. No usamos herramientas que recojan datos sin que lo sepas.

Cuando nos contactas

Si nos escribes por WhatsApp o por correo, o nos llamas, recibimos los datos que tú compartes:

• Tu nombre y, si nos los cuentas, tu empresa, tu cargo y tu ciudad.
• Tu número de celular o de teléfono y tu correo electrónico.
• Lo que nos escribes o nos cuentas, y los archivos que adjuntas.
• En WhatsApp, además, la información de perfil que tú decides mostrar, como tu nombre o tu foto.

El formulario de la página de contacto no guarda en este sitio lo que escribes: solo arma tu mensaje para que tú decidas enviarlo por WhatsApp. Si nos escribes por Facebook o Instagram, aplicamos esta misma política a lo que compartas.

Cuando eres cliente

Para prestarte el servicio que contratas podemos necesitar, además:

• Los datos para la propuesta, el contrato y la factura electrónica: nombre o razón social, número de documento, dirección, correo y teléfono.
• En la asesoría contable y tributaria, la información que nos entregas para el servicio, como tu RUT, facturas, extractos bancarios, certificados de ingresos y retenciones y otros soportes.
• En proyectos de software, los datos de contacto de las personas de tu equipo que participan en el proyecto.
• Los datos de los pagos que nos haces.

También tratamos los datos de contacto y de facturación de nuestros proveedores y aliados, para contratar y pagar sus servicios.

Lo que este sitio web no recoge

Como en cualquier sitio web, el servicio de alojamiento recibe datos técnicos de tu conexión, como la dirección IP y el tipo de navegador, para mostrarte las páginas y mantener el servicio seguro. No usamos esos datos para identificarte ni para crear perfiles.

Si sigues un enlace a WhatsApp, a nuestras redes sociales o a uno de nuestros productos, sales de este sitio y se aplica la política de privacidad de ese servicio.

5. Para qué usamos tus datos

Usamos tus datos solo para estas finalidades:

• Responderte: atender tus mensajes, preguntas y solicitudes de cotización, y agendar reuniones.
• Preparar propuestas y contratos: entender lo que necesitas, enviarte una propuesta y formalizar el servicio.
• Prestar el servicio contratado: desarrollar, entregar y dar soporte a tu software, o llevar tu contabilidad, preparar tus declaraciones y acompañarte en tus obligaciones tributarias.
• Facturar y cobrar: emitir la factura electrónica, registrar tus pagos y llevar nuestra propia contabilidad.
• Cumplir la ley: atender nuestras obligaciones legales, contables y tributarias, y los requerimientos de las autoridades competentes.
• Atender tus derechos: tramitar tus consultas, reclamos y solicitudes sobre tus datos.
• Contarte novedades, solo si aceptas: enviarte información sobre nuestros servicios y productos. Puedes pedirnos en cualquier momento que dejemos de hacerlo.
• Proteger la información: mantener seguros nuestros sistemas y prevenir fraudes o usos indebidos.

6. Autorización

Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada. Puedes darla por escrito, de forma verbal o con una conducta inequívoca, como escribirnos y compartir tus datos para que te respondamos. El silencio nunca se entiende como autorización.

• Cuando nos escribes o nos llamas por tu cuenta, nos autorizas a usar los datos que compartes para responderte y atender lo que pides.
• Cuando contratas un servicio, la propuesta o el contrato incluye la autorización para las finalidades de ese servicio.
• Para enviarte información comercial o usar tus datos con otra finalidad, te pedimos la autorización de forma expresa.

Guardamos prueba de tu autorización, como el mensaje o el contrato, para mostrártela si la pides.

Cuándo no se necesita autorización

Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando:

• Una entidad pública o administrativa pide la información en ejercicio de sus funciones legales, o hay una orden judicial.
• Se trata de datos de naturaleza pública.
• Hay una urgencia médica o sanitaria.
• La ley autoriza el tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos.
• Son datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Aun en esos casos cumplimos los demás principios y deberes de la ley.

7. Tus derechos como titular

Como titular de tus datos personales, el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 te da estos derechos:

• Conocer tus datos

  Acceder gratis a los datos personales tuyos que tratamos.

• Actualizarlos y rectificarlos

  Sobre todo si son parciales, inexactos o incompletos, o si inducen a error.

• Pedir prueba de tu autorización

  Salvo en los casos en que la ley no la exige.

• Saber cómo los usamos

  Si nos lo preguntas, te informamos el uso que les hemos dado.

• Revocar la autorización o pedir la supresión

  Siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

• Quejarte ante la SIC

  La Superintendencia de Industria y Comercio atiende quejas por infracciones a la ley, después de que agotes con nosotros el trámite de consulta o reclamo.

Además, responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes es opcional.

Quién puede ejercerlos

• Tú, como titular, acreditando tu identidad.
• Tus causahabientes, acreditando esa calidad.
• Tu representante o apoderado, con el documento que lo acredite.
• Otra persona, cuando exista una estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de niños, niñas y adolescentes los ejercen las personas facultadas para representarlos.

8. Canales de atención

Puedes ejercer tus derechos sin costo por cualquiera de estos canales. Las solicitudes las atiende directamente el responsable, Andrés Eduardo Hernández Montoya.

• Correo electrónico

  soporte@softwareflex.com.co

  Es el canal que te recomendamos: deja constancia de la fecha de tu solicitud.

• WhatsApp

  +57 300 768 9547

  Puedes enviarnos tu consulta o tu reclamo por escrito en el chat.

• Teléfono

  +57 300 768 9547

  Te orientamos y te ayudamos a dejar tu solicitud por escrito.

• Correspondencia

  Carrera 65 A # 68-44, Bello, Antioquia, Colombia

  Dirigida a Andrés Eduardo Hernández Montoya (SoftwareFlex).

Los plazos de respuesta se cuentan en días hábiles, como se explica en el numeral siguiente.

9. Consultas y reclamos: requisitos y plazos

Puedes hacer dos tipos de solicitud, sin costo: una consulta, para conocer tus datos, o un reclamo, para corregirlos, actualizarlos o suprimirlos, revocar tu autorización o advertir un incumplimiento de la ley.

Qué debe incluir tu solicitud

• Tu nombre completo y tu número de documento de identidad.
• Lo que pides y, si es un reclamo, la descripción de los hechos que lo motivan.
• La dirección física o el correo donde quieres recibir la respuesta.
• Los documentos que quieras hacer valer.
• Si actúas por otra persona, el documento que acredita que eres su representante, su apoderado o su causahabiente.

Antes de entregarte información o de hacer cambios, verificamos tu identidad, para que nadie más pueda acceder a tus datos.

Cómo tramitamos un reclamo

1. Revisamos que esté completo

   Si falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses desde que te la pedimos sin que la envíes, se entiende que desististe del reclamo.

2. Lo marcamos “en trámite”

   Con el reclamo completo, en máximo 2 días hábiles marcamos tus datos con la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo, hasta resolverlo.

3. Te respondemos

   En máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más.

4. Si no quedas conforme

   Puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado este trámite.

Si recibimos un reclamo que no nos corresponde resolver, lo trasladamos a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y te avisamos.

La supresión de datos y la revocatoria de la autorización se tramitan como reclamo. No proceden cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en nuestra base de datos, por ejemplo, mientras esté vigente un contrato con nosotros. Tampoco suprimimos antes de tiempo la información que la ley nos obliga a conservar, como las facturas y los soportes contables.

Puedes conocer más sobre tus derechos en el sitio de la Superintendencia de Industria y Comercio, la autoridad de protección de datos personales en Colombia.

10. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

No necesitamos datos sensibles ni datos de menores de edad para responderte, y ningún servicio depende de que nos entregues datos sensibles.

Datos sensibles

Si un servicio llegara a requerir datos sensibles, te diremos antes cuáles lo son y para qué los necesitamos, y solo los trataremos con tu autorización explícita. No tienes la obligación de entregarlos.

Si nos envías por tu cuenta un documento que contiene datos sensibles, lo usamos solo para el fin con el que nos lo enviaste y limitamos su acceso.

Niños, niñas y adolescentes

Este sitio y nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de edad y a empresas. Solo tratamos datos de menores cuando un servicio que nos pides lo requiere; por ejemplo, los datos de un hijo que incluyes como dependiente en tu declaración de renta. En esos casos, el tratamiento responde a su interés superior, respeta sus derechos fundamentales y cuenta con la autorización de su representante legal.

11. Transmisión y transferencia de datos

Compartimos tus datos solo en los casos que te contamos aquí, y solo lo necesario para cada uno.

Servicios y proveedores que usamos

Para operar usamos servicios de terceros por los que pueden pasar tus datos:

• WhatsApp, Facebook e Instagram, de Meta: si nos escribes por ellos, tus mensajes pasan por sus servicios, que los tratan según sus propias políticas (por ejemplo, la política de privacidad de WhatsApp).
• Proveedores de servicios en la nube, como Microsoft Azure, donde se alojan este sitio y nuestras aplicaciones.
• Nuestro proveedor de correo electrónico, por donde recibimos y enviamos los correos.
• Plataformas de contabilidad, facturación y nómina electrónica que usamos para prestarte el servicio.

Con los proveedores que tratan datos por nuestra cuenta compartimos solo lo necesario para que el servicio funcione. Algunos guardan la información en servidores fuera de Colombia; en esos casos, la transmisión se hace a países con niveles adecuados de protección de datos o en los demás casos que permite la ley, y solo para las finalidades de esta política.

Transferencia a otros responsables

No vendemos ni cedemos tus datos. Solo los transferimos a otra persona o entidad que los trate por su propia cuenta en estos casos:

• Cuando tú lo autorizas.
• Cuando un trámite que nos encargas exige la firma de un profesional con tarjeta profesional vigente: le compartimos, con tu conocimiento, solo la información necesaria para ese trámite.
• Cuando un trámite que nos encargas requiere entregar información a una entidad pública, como la DIAN.
• Cuando una autoridad competente lo exige con base en la ley o por orden judicial.

Si alguna transferencia implicara enviar datos fuera de Colombia, verificaremos antes que el país de destino ofrezca un nivel adecuado de protección o que se cumpla alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

12. Datos que tratamos por cuenta de clientes

Cuando desarrollamos, alojamos u operamos software para tu empresa, o cuando llevamos su contabilidad o su nómina electrónica, los datos de tus clientes, empleados o proveedores son responsabilidad de tu empresa. En ese caso, SoftwareFlex actúa como encargado del tratamiento:

• Tratamos esos datos solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones de tu empresa.
• No los usamos para fines propios ni los compartimos, salvo con los proveedores necesarios para el servicio o por mandato legal.
• Guardamos su confidencialidad, también después de terminar el contrato.
• Si un titular nos hace una solicitud sobre esos datos, la trasladamos a tu empresa y la apoyamos para responderla.
• Al terminar el servicio, devolvemos o suprimimos los datos según lo acordado en el contrato.

Lo mismo ocurre en SoftwareFlex Veterinario: frente a los datos de sus clientes, el veterinario es el responsable y SoftwareFlex actúa como encargado.

13. Seguridad y conservación

Protegemos tus datos con medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, para evitar que se pierdan, se alteren o los consulten personas no autorizadas.

• Conexiones cifradas

  Este sitio y nuestras aplicaciones funcionan con HTTPS.

• Acceso restringido

  Solo acceden a tus datos las personas que los necesitan para su trabajo.

• Nube con copias de respaldo

  Guardamos la información en servicios en la nube con copias de seguridad.

• Confidencialidad

  Quienes tratan tus datos guardan reserva, incluso después de terminar su relación con nosotros.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exige la ley, y te avisaremos si tus datos se ven comprometidos.

Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos tus datos mientras sean necesarios para la finalidad con la que los recibimos:

• Mensajes y datos de contacto: mientras atendemos tu solicitud y mantenemos una relación contigo. Si nos pides suprimirlos y no hay un deber de conservarlos, los borramos.
• Datos de clientes: mientras dure el servicio y, después, durante el tiempo que exigen las normas comerciales, contables y tributarias para conservar contratos, facturas y soportes.

Cumplidas la finalidad y esas obligaciones legales, suprimimos los datos de forma segura.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política por cambios en la ley o en nuestra forma de trabajar. Cada versión se publica en esta página con su fecha de vigencia.

Si el cambio es sustancial, por ejemplo, si cambia el responsable o la finalidad del tratamiento, te lo comunicaremos por los medios de contacto que tengamos contigo antes de aplicarlo o, a más tardar, al aplicarlo. Si cambia la finalidad, te pediremos una nueva autorización.

15. Vigencia

Esta política rige desde el 6 de noviembre de 2026 y reemplaza la versión publicada el 29 de agosto de 2024. Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas y los plazos explicados en seguridad y conservación.

Versión vigente desde el 6 de noviembre de 2026